GMailの設定について
普段、GmailのメールアカウントをThunderbirdを使用してメールを確認しているのだが、
毎日大量のメールが来る中でメールの見逃しが発生し、
危機意識からGmailの設定を大幅に見直した。（結果、Gmailを上手く使えてなかった…）
今回はその内容の共有と備忘のために記しておく。
内容は下記の通り。
①Gmailについて
②Gmailのフィルタとラベル
③GmailとIMAP
①Gmailについて
Gmailを知らない人はいないと思うが、どの辺が凄いの？と聞かれたら答えられない人も多いはず。
個人的に凄いと思うのは下記のようなポイントだ。
・無料でかつ、大容量の保存容量
・20MBまでの添付ファイルとGoogleDocsでの読み取り機能
・ラベル、フィルタ、スレッドビューでのメッセージ管理機能
・迷惑メール駆除などのセキュリティー
・不在応答、署名の機能
・アドレス帳のインポート機能
・PCのメールソフトで受信可能
・外部メールを受信可能
特に、今回一番感動したのがGmailの哲学。
最初に覚えておかないといけないのが、Gmail哲学は「分類せずに検索せよ」ということです。
その意味は、メールを読んでからフォルダ分けする代わりに、
後で必要な時にいつでも検索できる、ということです。
なぜ分類するより、検索する方がよいのでしょうか？それには、主に三つの理由があります。
1. まず、１年を通して、もしくは一ヶ月の間に、
どのようなメール分類方法が最適なのか、事前に予想するのは難しい。
2. ２つ目は、昔からあるメール管理方法が、フォルダー分けしかなかったということです。
例えば、「おもしろメール」、「母」というフォルダがあれば、
「母から送られてきたおもしろいメール」を、
どちらかに振り分けるか決めなければいけません。
3. ３つ目は、アーカイブメールが多くなれば、定期的に分類し直す必要があるということです。
例えば「おもしろメール」フォルダの中で、本当に純粋なおもしろメールはたった２０通で、
残りの１０００通は他のフォルダに入れてもよいかもしれません。
分類の変わりに検索するということは、必要なときに細かく分類することを
洗練したものだと言えます。そして、その分類基準は、その瞬間に思いついたものです。
②Gmailのフィルタとラベル
そこで、検索を行うために重要になってくるのがフィルタとラベルになる。
ラベルは従来のフォルダのようなイメージだが、複数のラベルをつけることができる点が
従来のフォルダ管理とは大きく異なるものである。
複数のラベルをつけることで、複数のフォルダで同じメールを確認することができる。
また、ラベルを付与するためのフィルタ機能が使いやすいのも特徴だ。
□フィルタの機能
・受信トレイをスキップ(アーカイブする) = 受信トレイからなくなる
・既読にする
・スターを付ける
・ラベルを付ける:
・指定したアドレスに転送する
・削除する
・迷惑メールにしない
例）メルマガというフォルダに移動したい場合
「受信トレイをスキップ」、「ラベルを付ける」をどちらも選択
上記の機能を、送付元や宛先、件名やキーワード等の詳細な条件を指定することができる。
□条件の指定方法
・AND(半角スペース)やORで条件を指定できる
・"@hatena.co.jp"や"hatena"、もしくは"はてな"（アカウント名称）等の部分指定が可能
・頭に「-」をつけることでNot条件を表現できる
・既読/未読、日付以前/以後、言語やラベル、どのフォルダにあるメールか、
添付ファイルつきか、ファイルの種類は何かまで指定ができる
詳細設定：Gmailの検索演算子一覧（隠れコマンド含む）
Gmailフィルタの使い方。
ここまで条件が指定できれば、緊急の用件を携帯に転送させたり、
いちいちメールを確認して分類しなくて済むことになる。
フィルタの設定は、Gmail右上の「設定」からフィルタを選んで空気をよんでやっていくだけ。
もちろん、過去のメールにもフィルタを適用させることができるので、簡単に分類ができるはずだ。
③GmailとIMAP
IMAPはメールクライアント（Thunderbirdなど）でメール管理する際のメールの転送方法のことだ。
転送方法には、POP3とIMAPがあり、POP3はダウンロード、IMAPは同期といった違いがある。
以前は、メールアカウントの容量も少なく、ダウンロードしてメールアカウントから削除される
POP3が主流だったため、メールクライアント（自身のPC）内でメールの選別や送信を行っていたが
IMAPでは同期が行われるので、ネット上からでもローカルからでも同じデータが見られるようになった。
また、最近はIMAPが主流なので、ThunderbirdでGmailアカウントを追加する際は
自動的にIMAPの設定が行われる。（アカウントとパスワードだけで基本設定はOK）
Gmailのラベルはメールクライアントではフォルダとして見えるため、
メールクライアントには、Gmailが推奨する設定をしておいた方がいい。
IMAP詳細設定：推奨される IMAP クライアントの設定 - Gmail ヘルプ
最も異なるのはメールの削除方法で、Gmailにはメールの削除とラベルの削除という
二つの削除機能があるため、一つのメールに複数のラベルがついているメールを
メールクライアントの一方のフォルダで削除してしまうと、もう一方のフォルダからも
削除されてしまう。このようなことを防ぐために、Gmailに則した設定を行うわけだ。
IMAP設定理由：Gmail IMAP Account Setup のよくある質問 - h.ogi blog -
逆に、メールクライアントから二つのラベルをつけたかったら、
つけたいラベルに該当するフォルダにメールをコピーすれば新しいラベルが追加される。
ラベルに関しては最初は慣れないかもしれないが、Gmailのお作法と思って受け入れて欲しい。
じゃぁ、逆にどうやってメールを削除するの？と思った方はこちら。
冒頭でも述べたが、Gmailにはあまり削除という作業（従来は普通だったメール管理作業）はなく、
メールを検索して管理する方式なのだ。
間違ってメールクライアントの下書きと送信済みを消してしまった時は直らずに焦った。。。
自動で移動するようにしておくと自動生成してくれるようで助かった。
